常档发〔2009〕9号

市各有关单位：

  为提高机关、团体、企业事业单位档案工作科学化、规范化、现代化水平，现转发江苏省档案局《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》，请各单位结合实际遵照执行。

常州市档案局

二○○九年三月三十一日

江苏省机关团体企业事业单位

档案工作规范

1  组织管理

1.1  管理职责

1.1.1  组织学习、宣传档案法律法规，增强全员档案意识。

1.1.2  档案工作纳入单位年度工作计划。

1.1.3  档案工作纳入有关人员岗位职责或职位分类说明书。

1.1.4  重视档案工作，保障档案工作所需经费。

1.2  机构人员

1.2.1  成立综合性档案工作机构，各种门类、载体档案集中统一管理。

1.2.2  建立健全档案管理网络。

1.2.3  适应档案工作需要，配备档案工作人员。

1.3  管理制度

1.3.1  制订并落实档案工作制度。

1.3.2  有控制措施或手段保证档案的完整、准确、系统。

1.4  业务联系

1.4.1  积极完成当地档案行政管理部门布置的工作任务。

1.4.2  对本系统和所属单位档案工作实施有效的监督指导。

2  基础业务

2.1  归档

2.1.1  制定文件材料归档范围和保管期限表。

2.1.2  应归档文件材料齐全完整。

2.1.3  文件材料归档及时。

2.1.4  文件材料形成质量符合归档要求。

2.1.5  收集与档案有关的资料。

2.2  整理

2.2.1  制定档案分类方案。

2.2.2  档案、资料整理上架。

2.2.3  档案整理符合国家有关规范要求。

2.2.4  档案排列有序。

2.3  保管

2.3.1  档案库房、工作人员办公室、阅档室三分开。

2.3.2  档案库房选址得当，有必要的防护措施。

2.3.3  配备符合要求的档案装具。

2.3.4  全宗卷符合规范要求。

2.3.5  存放索引或存放示意图清晰、准确。

2.3.6  坚持测记库房温湿度，定期检查档案。

2.3.7  对破损、霉变、褪变档案进行技术保护处理。

2.4  鉴定统计

2.4.1  按规定开展档案鉴定工作。

2.4.2  开展档案收进、移出登记，建立档案统计台账。

2.4.3  按同级档案行政管理部门的要求报送档案统计报表。

2.5  移交

2.5.1  及时向档案馆移交各门类、载体的档案。

2.5.2  及时向档案馆提供主动公开信息。

3  信息化建设

3.1  信息化建设规划

3.1.1  档案信息化与单位信息化同步规划实施。

3.2  信息化设备

3.2.1  配备必要的档案信息化设备。

3.3  管理系统

3.3.1  开展档案管理系统建设。

3.3.2  充分应用档案管理系统。

3.4  数据库

3.4.1  开展档案数据库建设。

3.4.2  开展档案数据库应用。

3.5  电子文件归档与管理

3.5.1  电子文件归档与管理符合规范要求。

3.6  信息安全

3.6.1  确保档案系统和信息数据安全。

4  开发利用

4.1  检索

4.1.1  编制全宗指南。

4.1.2  编制档案目录。

4.2  利用服务

4.2.1  档案人员熟悉库藏。

4.2.2  建立档案借阅登记和利用效果登记簿。

4.2.3  档案利用服务成效显著。

4.2.4  编有档案利用效果典型事例汇编。

4.3  编研

4.3.1  开展档案编研工作。

4.4  陈列展览

4.4.1  建立陈列室，举办档案陈列展览。

5  附则

5.1  本规范适用于本省辖区内除国家综合档案馆之外的各级各类机关、团体、企业事业单位。

5.2  本规范是各单位开展档案管理工作的标准，也是档案行政管理部门检查考核档案工作的依据。

5.3  本规范的实施内容见《〈江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范〉测评细则》（附件一）。

5.4  本规范的测评方法见《〈江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范〉测评规程》（附件二）。

附件1《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》测评细则

附件2《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》测评规则