常州市“民生档案服务民生”建档活动

简　报

第三期

常州市档案局　　　　　　　　　　　　　　　　2009年3月16日

【常州市交通局】 一、摸清情况，落实责任。交通系统民生档案形成单位多，材料门类繁杂，既有工程建设、规费征收档案，又有行业管理档案，针对这一情况，我们按照“统一领导、分级管理”的原则安排部署工作，要求全系统民生档案以各单位为主体，依据各自工作职责不同，分别组织实施。二、确立目标，加强管理。工程建设档案是工程建设的真实历史记录，也是日后工程管理、维护、营运、改扩建的重要依据。我们严格执行《江苏省档案管理条例》、《江苏省基本建设项目竣工验收办法》 等规定和要求，确立了“建一流工程、创一流档案”的工作目标，在健全完善档案管理的组织体系、规章制度和工作机制的基础上，坚持工程档案“三同步”，将档案管理纳入工程管理体系，加强对建设项目档案进行全过程的管理。一是在签订设计、施工、监理合同时，对档案资料的形成质量与整理移交工作都提出了明确的要求；二是加强督促检查，将档案工作列入日常考核验收项目中，确保档案资料收集齐全、完整，整理规范、系统，以利于更好的应用。三、统一管理，加强服务。全市的船务管理档案包括船员管理和船舶管理档案，由市地方海事局管理。2002 年我市成立了海事、船检服务中心，方便船民实行一站式服务。2005 年以来，地方海事局专职档案员对档案实行统一管理，船务受理工作全部实现电子化，船员管理档案使用省地方海事系统网络管理，船舶管理档案则进入综合档案室档案软件统一管理。由于各类档案的电子化管理，使船务档案的利用更快捷、方便。下一步计划：民生档案工作是关注民生、保障民生、改善民生的重要环节之一，是推动新时期档案工作发展的新理念和新目标。我们将继续深化做好民生档案工作，本着“规范建设、科学管理、重在利用”的原则，抓好民生档案的信息化建设工作，扎扎实实把民生档案建设落到实处，促进全系统档案管理水平的提升。

　　　　　　　　　　（常州市交通局）

【常州市教育局】本着全面为民着想、细致为民服务的基本原则，根据我局实际情况，积极开展民生档案工作：一、深入调研，加强部署。局档案管理小组深入调查，认真梳理，把学籍档案、招考档案、住房补贴档案、职称档案等列入民生档案建设行列。要求各部门、各处室在平时的工作中勤收集整理，勤分类保管，勤整合编研，做到建档及时，管理有效，完备可查。二、整合资源，促进利用。在认真进行教育民生档案建档保管工作的同时，我局也充分整合资源，来促进民生档案的利用。首先是传统纸质档案与现代电子档案并存。我局各类民生档案基本实现电子化管理，不仅有利于整理保存，更便于查阅者快速查询与自己相关的档案信息。其次是民生档案查阅电子化。全市学籍管理已经全部实现电子化管理，同时向网络化发展，住房补贴档案实现计算机软件查询。参加教育局各类招考人员可以在相关网站输入自己的准考证或身份证便可以查询到自己的考试分数等等。职称档案等通过政府信息公开平台及时向大众发布，传递教师最新的职称变化信息。再者是民生档案趋向主动公开。按照档案开放有关规定和政府信息公开的原则，除去学籍档案，大多民生档案都向公众主动公开。三、加强沟通，完善管理。长期以来，局档案管理小组积极指导各部门、各处室，形成了良好的档案工作合作氛围。由此，促使各部门积极配合，互相协助，保障了民生档案工作顺利进行。今后方向：1、进一步提升各部门、各处室的民生档案意识，使民生档案工作的开展有一个良好的思想基础。2、从产生民生档案部门处室的建档工作抓起，切实做好相关文件材料的收集、整理、归档等项工作，为民生档案工作提供坚实的基础。3、加强民生档案资源的整合，包括民生档案信息资源的整合和民生档案实体的整合，进一步加大接收、征集力度，把民生档案作为档案资源建设的重点，逐步建立、健全民生档案体系。4、加强民生档案信息资源开发利用。围绕关系人民群众切身利益的重大专题，开展档案信息的深度加工和专题编研工作，开发一批直接服务公众的重要专题。今年准备汇编住房补贴文件集，为教师住房补贴提供最完备的政策解读。                                               （常州市教育局）

【常州市民政局】民政部门的民生档案主要分为两类：一类是市本级所管理的民生档案；另一类是由辖市、区民政部门所管理的民生档案。市本级所管理的民生档案主要包括：社会救助、收养和退役士兵安置这三个方面。一是社会救助方面。这类民生档案主要由市慈善总会负责管理。慈善总会对于接收的慈善捐赠能做到笔笔登记造册留存，个个都不落；对于慈善救助活动，从每次活动的具体内容及方式，到被救助人员的登记造册，再到被救助人员的基本情况及受助情况都形成了档案，保证了每笔善款都用于实处，也保障了广泛需救助者的公平利益。另外，市救助管理站也承担了部分社会救助方面的工作，主要是对社会流浪乞讨人员的关爱性救助方面，按照上级要求，对每位求助者的基本情况都建立了相应的救助档案，并输入了全国联网的信息管理系统。二是收养方面。这类民生档案主要由市民政机关负责管理。先由业务处室按照办理收养所需的当事人提交的相关合法材料进行收集与整理，然后移交给局机关综合档案室归档，并永久保存。三是退役士兵安置方面。这类民生档案主要由市民政局机关负责管理。对每年退伍返乡的士兵都按区域分别登记造册留存；针对目前退役士兵安置货币化的形势，为保障退役士兵的合法权益，每年我局都召开专场的公证会，与退役士兵签订货币化安置协议书，并当场由公证处予以公证，公证书一式三份，分别由退役士兵本人、我局及公证处留存。根据操作权限规定，婚姻登记、革命伤残等级鉴定、低保档案这三方面主要在各辖市、区民政部门办理，这三类档案都由各辖市、区民政部门管理。对这三类档案我们及时把上级的要求及操作规范下发给各辖市、区民政部门贯彻执行，并由相关业务处室负责，不定期地按照申请标准进行抽查。目前，这三类档案都已实现了信息化管理，建立了相应的软件管理系统，对于申请人的基本情况都可以联网查询。今后，我们将努力增强工作的责任感，强化意识，加强对民生档案的指导与规范化管理，真正发挥好民生档案的服务于民、方便于民的作用。

                                                   （常州市民政局）

【常州市卫生局】去年民生档案工作情况如下：一、领导重视、组织健全。我局高度重视本局和本系统的档案工作，将档案管理工作纳入工作日程，专门成立了档案工作领导小组，由分管领导挂帅，办公室牵头，直属各单位均健全完善了档案组织机构和网络。各单位都成立了中心档案室，形成了从上到下齐抓共管的管理体系。二、夯实基础、完善制度。自2003年来，我局年年将各单位的档案工作年检纳入目标管理考核工作中，促进了各单位的档案工作业务建设。利用这几年我系统单位开展的基础建设工作，进一步加强各单位的中心档案室的硬件建设，配套档案设备，扩大了档案和用房，极大改善了中心档案室的硬件环境。同时按照要求，不断完善制度。我局与一院、疾控中心、卫生监督所制订了新的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》。三、结合工作实际，全面促进民生档案工作：1.结合近两年开展的社区卫生建设和卫生惠民工程的推进，加大社区卫生服务所（站）的档案工作建设。围绕健全社区“六为一体”功能，今年我局将投入千万资金建设数字社区卫生信息系统，所有信息均将纳入网络信息系统，为广大人民群众服务。2.顺应形势，全面促进行政执法档案工作水平的提高。我市卫生监督所执法文书档案工作在全省工作中名列前茅，行政许可案卷获江苏省卫生厅评查一等奖，行政处罚案卷获江苏省卫生厅金奖。今后工作打算：1.继续以实施《工作规范》为抓手全面促进全系统档案工作水平提高。2.全力推进医院电子病历建设。                                         （常州市卫生局）

【常州市人口计生委】2008 年民生档案工作情况：（一）加强领导，抓好落实。全市民生档案工作会议后，我委根据要求，把民生档案建档工作列入议事日程，及时召开会议，学习相关精神。专门成立了“民生档案服务民生”建档活动工作小组，由委办公室具体负责本部门及本系统的民生档案建设。（二）加强管理，整合资源。对我委所涉及的民生档案（病残儿、节育手术并发症鉴定、生育证审批等档案），加强收集、规范管理，形成内容广泛、管理规范的档案资源体系。首先，开展调查统计，准确掌握民生档案数量和管理情况，确保民生档案不流失、不散失。其次，明确民生档案归档范围、种类和要求，制定保管期限表，分门别类地进行归档整理，确保民生档案规范管理、高效利用。第三，对群众利用率高的档案优先整理、优先编目。病残儿鉴定档案一直以来是群众查阅的热点，每次病残儿鉴定工作完成后第一时间进行整理，做到归档准确，材料齐全。第四，认真做好民生档案的安全保管。将室藏民生档案按不同门类、不同保管期限分别排列，做到排列有序、方法统一，为准确、快捷查找提供保证。（三）加强服务，深化利用。严格按照《档案借阅制度》，对于2005 年以前的已移交进市档案馆的民生档案，利用数据库数据备份，借助新锦文档案管理系统，协助市档案馆查阅大厅为群众提供服务。2009 年民生档案工作设想：（一）纵深拓展，服务民生。一方面及时将各种新形成的与民生有关的文件材料纳入人口计生系统民生档案范畴。另一方面加快政府信息公开步伐，加大已公开现行文件的收集力度，把与群众利益息息相关的文件和档案以及相关数据通过网络公开。（二）系统指导，强化监督。加强对所属事业单位、基层单位民生档案管理的指导和监督，明确保管期限，将生育审批档案作为管理重点，以统一的工作制度和业务标准开展人口计生系统民生档案管理工作。委“民生档案服务民生”建档活动工作小组要定期检查规章制度、业务规范执行情况，抓好典型示范推广工作，引导民生档案规范化建档和开发利用，切实推进人口计生系统各类民生档案收集好、规范好、保管好和利用好。

                                           （常州市人口计生委）