[摘要]：随着社会的发展和科学技术的进步，民营企业档案工作如何从自身特点出发，发挥自己独特的功能，探索与企业经济、管理等行为接轨的新路子是摆在所有企业档案工作者面前的新课题。本文试从客观形势发展和民营企业照片档案工作自身需要两方面探析数码时代民营企业照片档案管理改进方案，供同行参考。

　　[关键词]：企业 照片 管理

　　随着数码影像技术的日臻成熟，各种数码相机日益普及，由此企业接收底片档案时代基本宣告结束，数码照片正以惊人的速度和规模向我们走来。民营企业照片档案管理人员将直接面对数码时代照片档案保存与管理的挑战，是坐等国家规范出台再说；是借口工作繁忙视而不见；还是参考已有的照片档案管理办法，结合数码技术的特殊性摸索开展管理？作为新世纪的档案人，我们的选择肯定是后者，相信这也是历史付与我们的责任，我们必须把它很好地传承下去，以不负历史的重托。

　　本公司是有着百年历史的民族工业企业，也是中国最早的内燃机专业制造商之一，所存各类档案甚多，尤其是各历史时期的照片档案，如产品样机及生产活动等，现已是弥足珍贵。它以最直观与形象的档案形式，生动地记录和反映了企业面貌及生产、技术、经营活动的实况。早在1989年我公司就制定了企业“声像档案管理标准”，对照片档案的归档、整理、保管和利用等作了具体的规定。现本公司存有感光照片41卷2346张，但随着社会信息化的发展，自2002年以后，数码照片逐渐替代了传统的感光照片，原来本公司制定的关于照片档案的管理办法已不能适应新形势的要求。

　　那么，在新的形势下如何实现对感光照片与数码照片的有效管理？业内人士有两种倾向：一种将数码照片冲洗出有代表性的纸质照片，与传统照片一并进行统一整理、编目、装册管理；另一种是将传统照片与数码照片完全割裂开来的管理办法。

　　我们认为以上的两种办法都有些欠妥。首先，第一种办法照顾了照片档案的统一管理，但毕竟感光与数码这两种照片的载体不一致，传统意义上的照片档案是指以感光材料为载体的照片，它包括底片、照片和文字说明三部分。现代的数码照片则是以电子数字形式存储在相机上，这两种照片具有不同形式和载体，也就导致两者在管理过程中无法拥有一个统一的格式。而第二种新老照片采用完全不同的管理办法，也不合适，它违背了我们档案管理的连贯性，忽视了新时期老照片的利用与保护，更会在一定程度上造成老照片档案的边缘化。

　　因此，我们认为民营企业照片档案进行有效管理的唯一途径是将老照片进行全面数字化与当前的数码照片一起进行规范化管理，充分发挥数字化照片档案的突出作用。这也符合《全国档案信息化建设实施纲要》对企业照片档案管理的要求。对此，我们将工作中的经验、实践和体会与大家作一交流：

　　一、 通过两类照片的比对，大力推进信息化步伐

　　传统照片档案是指感光照片，其优点：客观、真实、形象、生动。

　　其缺点：1、保存期限短、保管条件要求高。2、不便于利用。

　　数字化照片具有以下优点：1、操作方便，成像迅速，成本低廉。2、贮存方便快捷。3、检索高效准确。4、保存期限长。5、利用远程化，形式多样化。其缺点：1、对软、硬件的依赖性大，离开了计算机系统，便无法读取数据，更谈不上保管和利用了。2、安全性差，通过计算机可以对数字照片随意进行修改、删除，且不留痕迹。

　　由此可见，照片档案数字化虽然还存在一些漏洞，但它可以极大地拓展照片档案的利用范围；还可以有效地提高照片档案的利用率；更可以弥补传统管理方式存在的缺陷。

　　二、 探索新老照片科学化管理，注重应对数据安全

　　1、完善制度建设，确保照片档案的科学系统管理

　　与传统的档案管理要求一样，分类是建立电子照片档案的重要环

　　节，结合本单位工作实际，参照原公司的“声像档案管理标准”，制定了新的照片档案管理办法，挂在我们公司的OA系统上，我们采用的是“年度——问题分类法”。设置为四级类目，一级类目是照片代号（本单位为8），二级类目是年度代号（4位数的具体年份），三级类目是问题代号（分为5类：0党群、1行政、2经营、3生产、4产品），四级类目是照片顺序号（即流水号，由计算机自动生成）。每张照片都有相应的文字说明，注明拍摄日期、地点、人物、事由、摄影者等。

　　2、感光照片的系统管理

　　首先，根据分辨率的要求确定扫描方案。通过扫描仪输入照片，要根据照片的重要程度和用途来设定相关参数。我们设置了三档分辨率，将所有老照片进行扫描，以JPG的格式保存在OA系统内。对于原有老照片档案也不会弃之不管，还是会很好地进行保管，只是不再新增加而已。

　　3、数码照片的系统管理

　　对于每年归档的数码照片，特别是其具有无底片、不必冲印即可观看、复制、修改、删除等特性，如果收集、整理不及时很容易丢失，因而平时要积极注意定点收集，及时整理。在收集整理的过程中，还要注意去粗存精，尽可能保持事件或活动的整体面貌，对同一场景的多张图像要有所选择，对图像不清晰、角度不佳的要剔出，然后以JPEG的格式存入OA系统。

　　4、进行光盘刻录工作。

　　每隔一年，要将数据库内的新增照片及时刻录于一张光盘内，便于保存和查找，不同年份的照片不可刻在同一张光盘上，按一定格式打印出卷内纸质目录，与光盘一并保存。为防止发生各种意外，光盘刻录一式二份，一份封存保管，一份提供利用，并且第五年转存一次，以确保照片档案万无一失。

　　至此，民营企业照片档案管理工作全面转化成了对数据的接收、管理、利用工作，保证了照片档案数据的可靠、安全与连贯性。实现了老照片全面数字化后，工作人员再不用担心利用档案可能会对底片、照片带来损坏，再不用因跨类档案定位难、查找难而烦恼。但数据丢失、修改，数据系统的毁坏、瘫痪等数据安全问题仍是数码时代照片档案工作的心头之患。另一个值得探讨的问题是，在数码照片收集整理和提供利用过程中，数码照片还可以直接在电脑上进行后期处理。较常用的一些数码照片处理软件是Photoshop、Fireworks、PhotoImpact、“我形我速”、还有ACDSee、Cool 360、PhotoFamily、CamediaMaster等 ，这些软件对数码照片的处理功能都很强大，都能对照片进行剪切、链接、截图等处理，这就给数码照片带来安全上的隐患，这也是档案人员今后必须密切关注的问题。对此我们希望有关部门能研发出专门的照片档案管理系统软件，进一步提高照片档案管理的规范化和标准化。

　　综上所述，档案管理是一种动态的管理，而这种管理的完善提高过程将是永无止境的。当今社会的快速发展对我们的各项工作均提出了更高的要求，因此，我们不应仅仅停留于服从档案工作，更要学会驾驭档案工作，以开放的思维来发挥自己的聪明才智，努力增加档案工作的技术含量，不断推动企业档案工作向前发展，从而实现新时期档案工作与企业其它各项工作的协调发展。