为进一步贯彻落实省、市关于电子、声像档案归档文件精神，切实加强电子、声像档案归档规范化、有序化，为数字化城建档案馆建设打好基础，根据常建规【1】号《关于移交建设工程电子和声像档案的通知》之规定，凡2013年7月1日后新开工建设的工程项目，都需要开展电子和声像档案的收集、整理工作。为此，城建档案馆四措并举做好电子声像档案接收：一是借力行政审批中心审图分中心，在建设单位提请施工图审查时，发放建设工程档案相关要求的告知书和承诺书，告知建设单位制作做电子声像档案的必要性，并要求建设单位作出承诺。二是组织建设单位相关人员进行培训，并下发规范性文件。自去年以来已举办了两次培训班，约有52个项目150人参加了培训。通过培训，各建设、施工、监理单位对实施建设工程电子、声像档案管理的重要性有了新的认识，对接收与报送的标准有了一定的了解。对市建设工程电子、声像档案的规范化管理，提升城建档案信息资源管理水平，保证建设工程档案的完整、准确、系统奠定了基础。三是开发了一套电子档案采集软件，免费发放给建设单位，辅助他们做好电子档案整理和归集。四是专门建立了QQ群，加强与建设单位的沟通，指导建设单位的同时方便大家沟通分享电子声像档案制作经验，同时还进行电话和现场指导，做到有问必答，帮助和指导建设单位做好电子声像档案整理和移交工作。
目前已有4家单位移交了电子声像档案，对不符合归档要求的地方，我们逐一进行指导和解释，并出具整改通知单给建设单位，做到一次告知，避免建设单位多次整改，对发现的问题进行汇总并发布到QQ群里，让其它建设单位在制作过程中避免发生这些问题，有效帮助建设单位提高工作效率。
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