12月25日，以新北区档案局局长孙永华为组长的档案工作规范复查组一行对奔牛实验小学档案工作规范三星级进行了复查。复查组通过听取汇报及现场察看，对学校档案管理的组织建设、制度建设、规范建设等方面给予了充分肯定，一致认为达到了档案工作规范三星级标准，复查予以通过。奔牛实验小学加强档案工作规范建设的具体做法是：

一、齐全收集档案

收集是档案工作的起点，也是档案工作的基础，基础工作的质量，直接影响着以后的整理归档和查找利用。

1、增强意识，齐全收集。定期向全体教职员工宣传《档案法》和《江苏省档案管理条例》，通过学校档案专题网站，档案展示、档案利用等形式，让大家在看得见摸得着的前提下都来真正重视、关心和支持学校档案工作。在档案收集的操作中做到：常规材料集中收，重大材料单独收，有关材料及时收，特色材料提前“收”。所谓提前收是指某项活动到来前便提前做好收档的准备工作。同时还注意“顶级”数据、经典档案的及时统计和更新。如学校新增3位硕士研究生，档案陈列室的教师学历统计图就要及时更新。

2、把好源头，规范成“材”。学校各部门在形成文档材料时自觉做到五点：（1）杜绝圆珠笔、铅笔；（2）形成文稿时必须要有标题，而且要规范，如通知、协议书、合同等等，名词前必须要有定语，文件要有文稿责任人和日期，材料要留有装订的余地；（3）各自收应该收集的材料，收当年的材料，避免重复。（4）纸张力求统一；（5）一次活动要有完整的资料。

3、制订标准，规范收集。依据上级档案和主管部门的《档案归档范围和保管期限》，结合档案收集、整理和利用情况，再根据本校体育艺术节、“地球村”、寄宿班、特级教师等特色材料，制订出“归档收集范围目录”，并按学校人事变动情况及时调整目录中的“档案收集责任人”。 收档时，将归档收集范围目录一式两份，一份在学期结束前发给每个收集人，另一份留在档案室，以便收档时校对和记录，并以此作为收档清单。

4、“四方”并存，注重备份。所谓“四方”是指档案库房、校史馆、档案专题网站和资料柜。各中心在交材料时，要求“归档材料不能少，其余材料欢迎交”。其余材料作为档案的辅助材料，另辟资料柜加以保存。所谓的“备份”，是除传统的纸质档案和实物档案外的电子光盘档案。光盘内容主要包括：数码照片、活动素材及专题片、库存档案及固定资产数据、自制电教课件、学校各中心的电子文档材料等，从内容看，这些材料大部分有纸质或实物档案，用光盘形式再收集储存，目的是以防遗失和方便查找和利用。

二、规范整理档案

1、系统整理，小件合并。在整理过程中，把有查考利用价值的、本校直接形成的文件材料，根据材料特征进行系统的整理排列，尽量做到一事一件、一类一盒。对一张纸的小件归档材料要与有联系的其他材料合并归件，以免破损和遗失。在整理上级文件时，也坚持“标准”，前后一致。

2、巧妙处理，优势互补。其做法是“平时输入、期初上网、年初归档”。即将平时和上半年学期末收集来的归档材料输入xls电子表格，编排好临时档号，形成较完整的一学期档案，第二学期初公布于档案专题网，以便及时利用；到年初归档时，先将下半年学期和上半年学期的归档材料在xls中整合，然后按照档案管理软件的格式，编好档号后集中导入STA系统。这样既达到“集中归档为平时归档、隔年查档提前到隔学期利用”的目的，又使归档材料不丢失。  

3、宁详不简，新老结合。（1）STA学校档案管理软件输入文档题名时不能超过60个字，在这个数字范围内，输入文件题名时与归档目录的提法和语感一致，内容尽量详细。（2）避免“协议书、通知”等这样的通用名称输入。（3）在遇到文件题名与习惯用语不一致时，先照文件题名输入，再用习惯用语加括号进行说明，题名字数超过时可以缩减内容。（4）有些同类的归档材料，还可在题名后加上归类词或工作中的习惯用词，如在题名后加“奖、课题、工会、行风”等，检索时就便于找出同类材料，以便提高查准率和利用率。

4、动态管理，及时归档。这主要是对编研材料和其他门类档案而言。如编研材料归档时可分为约定材料和当年新增材料。约定的材料一般有：会计档案移交清册、学校自编刊物、立卷说明、大事记、学校荣誉、教职工岗位一览表、组织机构一览表等。当年的新增材料视保存价值而定。再如在教职工个人档案的归档时，可将教职工平时形成的考核评优、学历进修、论文发表获奖等材料及时归入个人档案盒。

5、开发软件，为我所用。除了利用好STA学校档案管理软件的常用功能外，对于非常用工具栏也可进行开发利用。如利用“全文”功能，将图文材料做好“全文链接”，查找时就可直接在电脑上显示文档材料并可直接打印，不需要到库房查阅复印文件。软件中的“备注”，则根据利用率高和需加说明的材料进行备注，以便检索调阅时注意。

三、高效利用档案

档案的利用，是收集和整理档案的成果体现，是档案价值的呈现，也是档案工作的归宿。

1、电子查档，快捷高效。只要库存档案的卷内目录全部输入STA学校档案管理软件，在阅档时，就可利用软件的检索工具进行检索。当查不到时，可以用相关词语或变换检索项目再查找。同时，一改过去的上门查档至现在的见目提档。

2、提供索引，要查就点。学校每年或多或少要接受各级各类的检查和评估，绝大部分的资料要档案室提供。为了做好迎查工作，档案室建立了“迎查阅档”的五步工作法。即：钻研评估要点——统揽档案材料——下载档案编号——补充“另见材料”——编撰自评报告。在迎查阅档中，档案室只要提供档号及档案目录题名，就由以往的几大堆材料浓缩成几张纸的“评估自查材料档案索引”，由以往的大会小会集中做材料改成网络传输编索引，由以往的检查人员流于形式看材料改成点击阅读重点材料。

3、利用声像实物档案，发挥直观视听功能。利用校史馆，在对外教学研讨、来宾参观以及新教师报到等活动中，通过照片、实物和视听（电子书）档案，全面、系统、直观地了解学校的发展。同时，视听档案也有助于学校的对外宣传。还可以充分利用现代信息技术手段提高视听档案的利用率，如学校受到省市媒体报道的视频和师生参加省、市、区活动的录像等，都制成电视节目发布在学校档案网视频栏目上。

4、间接查阅，得到所需信息。一是通过网上查档，可统揽全部档案目录，从而查到相关材料。二是利用编研材料间接查阅，一老师要参加省教学论文年会，通过学校的编研材料《教苑求是》查到了她所需的档案。

档案管理，主要环节是收集、整理和利用。但从细处着想，方方面面的事务很多很多，档案员要不断反思与总结。为此，奔牛实小自编了《学校档案管理实务》，内容包括归档目录、平时归档记录样表、档号标准及报表输出规程、报表输出样本、STA导入导出步骤、档案上架排列顺序、迎接评估检查的自评表档案索引样表、平时查阅及利用登记样表、立卷说明范例等管理规程。在有关标准规程的制订中，还得到了有关档案行家的指导和认可。

今年，为做好档案工作规范三星级档案室的复查工作，奔牛实小还走出去，虚心向新北区人民法院、金坛华罗庚中学等五星级单位学习交流档案工作，进一步促进和提升学校档案管理水平工作。